In rete esistono dozzine di applicazioni per gestire la tua To Do List (la lista di attività da fare durante la giornata) alcune sono a pagamento, altre sono gratuite.

In entrambi i casi, ti troverai di fronte ad una lista pressoché infinita, ed ovviamente non è facile scegliere cosa si addice di più alle tue esigenze.

Già nel 2006 Gina Trapani, la fondatrice di LifeHacker, aveva individuato più di 17 milioni di applicazioni software e siti web per gestire le To Do List, un numero che oggi sarà sicuramente decuplicato.

Destreggiarsi in questo mare di APP è molto complesso.

A prescindere da quale metodo di gestione della To Do List tu preferisca, sicuramente ce ne sarà una adatta alle tue esigenze.

Prima di iniziare a prendere in rassegna le applicazioni disponibili è opportuno conoscere questi due elementi chiave:

  1. Aumentare la produttività personale con la To Do List.
    La To Do List è uno strumento semplice ed efficace per aumentare la tua produttività o quella del tuo gruppo di lavoro, ma, come tutti gli strumenti, è necessario conoscere appieno le sue funzioni e quali sono le regole basilari per una sua buona applicazione. Se vuoi superare lo stress derivato dal sovraccarico di lavoro e di impegni che riempiono le tue giornate, la To Do List ti permetterà di farlo.
  2. Trova il metodo migliore per te.
    Anche se le ToDo List sembrano tutte simili, le tue esigenze possono essere molto diverse da quelle di qualcun altro, e quindi anche le app che utilizzerai potrebbero essere diverse da quelle degli altri. Per esempio potresti aver bisogno di gestire da delle semplici “liste della spesa” a progetti molto più complessi. La tua esigenza potrebbe essere quella di gestire solo attività personali o un intero gruppo di lavoro, magari dislocato in posti lontani tra loro. Ricordati infatti che non esiste il metodo oggettivo migliore in assoluto, ma devi riuscire a trovare il metodo migliore per te!

Facendo una ricerca della parola “todo” sull’Apple Store riceverai più di 3,600 risultati e nel Google Play Store sembra che si possa scorrere la lista dei risultati praticamente all’infinito!

Queste sono le applicazioni che a nostro avviso vale la pena provare o valutare:

La gestione semplice: la “lista della spesa”

Se cerchi un metodo semplice per gestire le tue attività allora le applicazioni che sfruttano il concetto della “lista della spesa” sono sicuramente quelle che fanno al caso tuo.

In alcune troverai anche altre funzioni, come la possibilità di gestire un obiettivo o aggiungere note, ma il tuo focus principale sarà guidato semplicemente dalla lista di cose che vuoi fare.

Queste applicazioni sono tra le più comuni specialmente sugli smartphone.

Any.do (Android, iOS, Web, Mac)
Any.do è una applicazione multipiattaforma che ti permette di organizzare le tue attività per data suddividendole in oggi, domani, prossimi giorni così da gestirle al meglio, oltre alla possibilità di attribuire loro delle categorie. Con un account premium è possibile inoltre aggiungere sotto-attività, file e note, oltre che condividere le attività con altre persone. Any.do è gratis. La versione premium costa $2.99/mese

Wunderlist (Android, iOS, Windows, Web, Mac)
La grafica di Wunderlist è molto curata e intuitiva, queste specifiche lo rendono uno dei prodotti più validi sul mercato. Il funzionamento è molto semplice, basta selezionare una lista ed iniziare a scrivere l’attività. Una volta inserito il task è possibile aggiungere sotto-attività, note, allegati e commenti. Una funzione che apprezziamo moltissimo è quella di poter condividere le attività con le altre persone anche nella versione gratuita!
Wunderlist è gratis. La versione Premium costa $4,99/mese, permette di assegnare le attività, di gestire un numero illimitato di sotto-attività e altro ancora.

Apple Reminders (iOS, Web, Mac)
Se usi iPhone, iPad o Mac, la semplice applicazione Reminder già presente nel tuo dispositivo può essere il modo più semplice per tenere traccia delle cose che devi fare. Puoi aggiungere attività, ordinarle in liste, trascinarle e con iCloud.com puoi mantenere sincronizzati i tuoi dispositivi. Con il pulsante i poi fare molte altre cose come aggiungere una data di esecuzione o un remainder che si attiva quando sei in uno specifico posto di modo che non ti dimentichi di prendere quella cosa.
Apple Reminders è gratis

Begin (iOS)
È un’applicazione che permette di gestire le attività nel breve termine. L’applicazione ha infatti tre liste: ieri, oggi e domani. Tutte le attività aggiunte devono essere svolte in uno di questi giorni, per cui non c’è spazio per la pianificazione a lungo termine. Le attività vengono create scorrendo verso il basso ed è possibile segnarle come completate scorrendo il dito verso destra.
Begin è gratis

Google Keep (Android, Web)
È un semplice applicazione che permettere di aggiungere post-it con liste di cose da fare, immagini e documenti. Puoi associare alle attività una data di esecuzione ed un reminder che si attiva quando raggiungi un determinato posto. Poi anche condividere le liste con altri utenti di Google così da gestire semplici progetti in comune.
Google Keep è gratis

Momentum (Web)
Non è una vera e propria applicazione, ma un’estensione per Google Chrome. Ogni giono, quando apri il browser appare una schermata con l’ora ed una piccola lista di cose da fare in basso. Non ci sono molte altre funzionalità e forse la peculiarità maggiore di questa estensione è cercare di mantenerti focalizzato sulle cose da fare.
Momentum è gratis


Il metodo “Detto Fatto”

Questo metodo è diventato popolare grazie al libro in inglese Getting Things Done, solitamente abbreviato con GTD, di David Allen e disponibile anche in italiano con il titolo Detto Fatto!

Il GTD consiste in un potente metodo per gestire la lista della spesa ed inserire i dettagli delle attività, per tale ragione le applicazioni disponibili che prendono ispirazione da questo metodo possono sembrare simili alle precedenti, ma è anche possibile gestire altre impostazioni come sotto liste, tempistiche e molto altro.

Le applicazioni che riportiamo non sono sempre di immediato utilizzo, ma se ti prenderai il tempo di apprendere il funzionamento potrai godere di strumenti di altissima produttività.

Todoist (Android, iOS, Windows, Web, Mac)
Questa elegante applicazione multi-piattaforma ti permette di gestire attività e sotto-attività organizzandole in progetti e focalizzandoti su cosa svolgere ogni giorno grazie alla vista “attività di oggi” e “attività della settimana”. Le attività sono visualizzate in semplici caselle, ma al loro interno è possibile definire a chi delegarle o quale priorità assegnare. Se sei una persona visuale questa applicazione fa al caso tuo, infatti avrai a disposizione anche grafici e diagrammi per misurare la tua produttività.
Todoist è gratis, la versione premium costa $2,42/mese

Doit (Android, iOS, Windows, Web, Mac)
Questa applicazione ha le funzionalità standard una qualsiasi GTD App, per cui è possibile aggiungere attività, attribuire tag ed organizzare il tutto in progetti. La particolarità di Doit, per la quale ti consigliamo di provare l’applicazione, è di poter definire degli obiettivi inserendoli una scheda separata. Le attività riportate nella scheda obiettivi possono anche appartenere a progetti diversi per cui è possibile mescolare obiettivi di lavoro e personali! In questo modo è possibile rimanere focalizzati sugli obiettivi della propria vita e controllare i progressi attraverso i grafici e le analisi di produttività forniti dall’applicazione.
Doit è gratis, $2 la versione Pro

DropTask (Windows, Mac, iPhone, iPad, Android)
Questa applicazione sicuramente stupisce per la grafica e l’approccio. È possibile creare un nuovo progetto ed inserire al suo interno le attività in un formato visuale originale, infatti questa applicazione genera un cerchio all’interno del quale si annidano altri cerchi che rappresentano le sotto-attività. Ogni attività può essere assegnata a qualcuno ed è inoltre possibile definire la priorità e l’urgenza. Sono disponibili diverse visualizzazioni per le attività e diversi report di produttività. Sicuramente da provare.
DropTask è gratis, $6,99 per la versione Pro


Il metodo Kanban

Con il metodo del Kanban potrai tenere i tuoi progetti ed i tuoi progressi in bella vista! Se sei una persona che non ama le complicazioni e le applicazioni articolate come quelle GTD, se non ti senti a tuo agio con una lista di cose da fare e ti piacerebbe di più avere un’applicazione visuale, allora quelle di seguito fanno al caso tuo.

Trello (Android, iOS, Windows, Web)
Questa applicazione è estremamente semplice ma allo stesso tempo potente. È infatti possibile personalizzare le colonne nelle quali verranno inserite le card, per esempio definendo le attività in corso, da fare e la lista dei desideri. Ogni card è come un post-it al sul quale puoi aggiungere una descrizione, ma anche delle sotto-attività o dei tag. Inoltre questa applicazione può essere anche usata in team.
Trello è gratis, $5 per la versione Gold

Eisenhower (iOS)
È un’applicazione che permette di definire le attività in perfetto stile matrice di Eisenhower, attribuendo quindi la giusta priorità alle attività da svolgere. Il funzionamento è semplice e intuitivo con schede che possono essere spostate nei quattro quadranti attraverso il trascinamento.
Eisenhower costa $2,99

Habitica (Android)
Questa applicazione è un gioco! Eh sì, se ti piace rendere tutto un gioco e sei un amante dei giochi di ruolo potresti trovare molto interessante e divertente questa applicazione. Habitica è un video game che ti aiuta a migliorare le tue abitudini di vita, rendendo le tue attività (abitudini, attività, routine) dei mostri da combattere. Migliore sarai in queste e migliore e più velocemente progredirai nel gioco. Potrai anche suddividere i tuoi progetti per categoria e competere con i tuoi amici.
Habitica è gratis

LeanKit (Android, iOS, Web)
Leankit è un’applicazione molto potente che permette di gestire progetti molto complessi attraverso una personalizzazione elevata dei contenuti. Consigliamo questa applicazione solo a coloro che hanno dimestichezza con il metodo Kanban e che hanno necessità di gestire molte attività specialmente in ambito lavorativo. Con Leankit potrai infatti aggiungere e personalizzare quante colonne vuoi, inserire attività e sotto-attività a piacimento, marcarle con tag, assegnarle alle persone del team di lavoro e molto altro ancora. È disponibile anche una visualizzazione in formato calendario che ti permette di rimanere focalizzato sulle attività in corso, future ed in scadenza. Inoltre potrai usare anche delle statistiche e dei report per misurare la produttività.
Leankit è gratis

KanbanFlow (Web)
Il punto di forza di questa applicazione è permetterti di visualizzare non solo le attività ma anche le note e le sotto attività contemporaneamente. Puoi personalizzare le colonne e mostrare o nascondere le informazioni in modo dinamico. Un’altra funzionalità che rende il prodotto unico è quella di includere un timer in perfetto stile tecnica del pomodoro. In questo modo avrai in automatico un sistema che ti ricorda di fare le pause e che misura la tua prestazione in ogni attività, inoltre avrai a disposizione report e grafici che misurano la produttività.
KanbanFlow è gratis, $5 per la versione Premium


Gli editor di testo

Il concetto alla base dell’utilizzo di un editor di testo è molto simile a quello della lista della spesa, ma, invece di usare un’interfaccia grafica che potrebbe distrarre, permette di rimanere molto più focalizzati.

Senza considerare il fatto che è sufficiente avere un qualsiasi computer a disposizione per creare la propria To Do List.

Anche in questo caso esistono delle applicazioni che ti possono aiutare.

Evernote (Android, iOS, Windows, Web, Mac)
Questa applicazioni ha moltissimi utilizzi tra cui la gestione delle attività. È possibile scrive ogni genere di nota corredata di casella di spunta ed aggiungere la data di esecuzione. Ad ogni nota è anche possibile associare dei documenti.
Evernote è gratis, $2,99/mese per la versione Plus

OneNote (iOS, Android, Web, Mac, Windows)
Questa applicazione è molto semplice e versatile e permette di creare note, organizzarle in schede diverse, attribuire dei tag e spuntale quando eseguite. Un’applicazione di casa Microsoft molto semplice, versatile e multi-piattaforma.
OneNote è gratis

Todo.txt (Android, iOS)
Lo scopo di questa applicazione è rendere l’esperienza di utilizzo delle liste testuali fruibile anche sui dispositivi mobili. Utilizzando la sincronizzazione con Dropbox potrai infatti sincronizzare il tuo file di testo presente sul computer. È possibile aggiungere tag, specificare il contesto e sincronizzare tutte le modifiche fatte sul dispositivo mobile con i file presenti sul computer.
Todo.txt costa $1,99

WorkFlowy (web)
Questa applicazione è decisamente unica nel suo genere in questa lista, infatti permette di creare delle check list che possono essere duplicate e condivise con i propri colleghi. L’utilità è evidente soprattutto in ambito lavorativo.
WorkFlowy è gratis

Conclusioni

Il consiglio che ti diamo è di provare l’applicazione che maggiormente gradisci e soprattutto utilizzare uno dei metodi con il quale ti trovi maggiormente a tuo agio.

Non esiste l’applicazione perfetta, ma esiste la modalità che più ti si addice per gestire la meglio la tua produttività!

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